在外贸工作的整个流程中，外贸单证的操作是非常重要的一个工作内容，它连接着外贸工作的每一个步骤。因此，对于每个外贸从业人员来说，都必须熟练掌握外贸单证的操作流程。
这里，我们根据外贸工作流程来分步介绍外贸单证的操作内容。
1.外销合同。在客户有意向购买产品，并且各种条款已基本商定，客户会要求传外销合同或者是形式发票，以便客户下订单。当然，有些客户是直接下订单的。外销合同做好后，在传真或扫描给客户之前，一定要再次确认下合同的的价格条款、包装、付款方式和港口。如果外销合同上出现问题，特别是价格条款，和客户解释起来很麻烦，所以一定要仔细核对，有时候可能因为一个小问题而丢掉客户。
2.订舱。客户下订单后，就可以通知货代订舱了。要告知货代准确的件重尺，特别是化工品类的危险品。因为要做目的港确认，如果件重尺有误，货物很难上船，或者会产生额外费用，甚至耽误船期。
3.报关单据。在舱位确认后，就要及时（舱位确定当天或开船前一周）给货代寄报关单据。整套的报关单据包括：发票、箱单、合同、报关单、报关委托书、核销单。其中，发票，箱单和合同上要加盖中英文的长条章和手签章。报关单上加盖报关专用章，报关委托书一式三联，每联上都要加盖公章和手签章，核销单上两处骑缝处加盖公章，出口单位和代码处加盖组织机构代码章，共三处。核销单要及时在海关网上备案，即货物从哪个港口出，备案到哪个港口。在寄送前，再确认下单据是否齐备，章是否盖全，是否清晰。
4.预收款的登记。对于有预付款的客户，要求客户在开船前预付一部分货款，一般都是30%。外汇局规定，对于不超过30000美金的预收款，在国家外汇管理局网上服务平台上进行合同登记，超过30000美金的要拿着申报材料到外汇局审批。银行通知有钱到帐后，要及时给银行传真相应的发票或合同，上面要写明预收款多少金额，以便银行及时把此笔钱入账。隔天可以去银行取预收款的水单。拿到水单后，在外汇局网站上进行提款登记。提款登记后，口岸IC卡里就有了此票预收款的额度，就可以进行结汇了。注意，对于每一票预收款，要及时在国家外汇管理局的网站上进行合同登记和提款登记，登记可以提高公司外汇的预收款额度和收汇额度。在货物顺利出运，且收到余款后，进行注销登记。
5.核对单据。货代订好舱且货物发到出运港口后，要及时联系货代的操作人员核对单据。客户要求的其他单据，像保险单、熏蒸证、产地证等，也要及时核对。核对单据的时候，一定要仔细认真，把客户的要求再仔仔细细的看一下，达到客户的要求。T/T条款的单据，一般客户没有很特殊的要求，基本上都可以达到。对于信用证，在接证之前，一定要仔细地审查客户的要求，要及时和银行或货代确认。某个条款是否能达到，对于确实做不到的条款，要及时和客户协商改证，对于模棱两可的条款，要注意提防，在银行或货代表明不好达到的，一定要坚决改证。要做到单单一致，单证一致。注意，对于每一笔出运的单据，都要进行留底复印加扫描，备查。
6.正本单据。在提单核对完，货物出运一周内，船公司就会出正本提单了。要先让货代扫描正本提单，再次确认下提单内容，如无误，就尽快让货代邮寄正本单据。正本提单出来后，其他客户要求的特殊单据也可以出正本了。所有这些单据的正本都出来后，整理发票、箱单和外销合同等。对于T/T的客户，在收到客户全款后，按客户要求的份数邮寄给客户；信用证要求下的单据，按照信用证的要求，在信用证规定的效期内，及时交给银行。注意，对于收到的提单、保单等，提单一般是三正三副（或只有三份正本），保单是两正两副或一正两副，要仔细检查内容是都一致，章是否完整清晰，对于有问题的单据要及时退还，更改，以免时间长误事。
7.核销。货物出运后，一般30天左右，货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时，要仔细检查下，核销单和报关单是否盖有海关验讫章，报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。然后，先在海关网上进行交单和报送，并打印逐笔核销报表（盖公章），带上核销单、报关单（核销联和退税联）、水单和发票，到外汇进行核销。核销后，盖上出口核销专用章于核销单上外汇局签注栏（两处）、报关单（核销联和退税联）和水单上。核销完后，把核销单上的核销专用联、报关单的核销联和水单、发票（CommercialInvoice）整理，归档。
8.退税。核销完后，把盖过核销专用章的水单复印一下（退税要用到），连同增值税发票、报关单退税联、核销单退税联和发票（CommercialInvoice）把相关信息录入到出口退税操作系统里。拿着预申报的数据U盘和打出来的报表，去税局进行预申报（或者是直接上传到税局的预申报系统里）；等税局系统里有信息，通知正式申报的时候，拿着正式申报的数据U盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公章和财务人员私章。